Transformasi Pengelolaan Arsip Inaktif melalui Aplikasi Berbasis Excel pada Bagian SDM PT. Sinergi Gula Nusantara – PG Pesantren Baru
Transformation of Inactive Records Management via an Excel-Based Application in the HR Department of PT Sinergi Gula Nusantara – PG Pesantren Baru
Abstract
Pengelolaan arsip merupakan salah satu aspek penting dalam mendukung efektivitas administrasi organisasi, khususnya pada bagian Sumber Daya Manusia (SDM) yang menangani berbagai dokumen kepegawaian. Namun, berdasarkan hasil observasi di Bagian SDM PT Sinergi Gula Nusantara – PG Pesantren Baru, ditemukan permasalahan berupa arsip inaktif yang tersimpan secara tidak teratur, belum terklasifikasi dengan baik, serta belum memiliki sistem kode arsip yang terstandarisasi. Kondisi tersebut menyebabkan proses pencarian dokumen menjadi kurang efektif dan sering menimbulkan kebingungan bagi pengguna arsip. Penelitian ini bertujuan mengembangkan aplikasi sistem arsip inaktif berbasis Microsoft Excel untuk mempermudah pencarian arsip fisik dan digital serta meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip pada Bagian SDM. Metode yang digunakan adalah metode kuantitatif dengan pendekatan pre-test dan post-test yang dianalisis menggunakan uji t berpasangan (paired sample t-test). Hasil implementasi menunjukkan bahwa aplikasi mampu membantu pengguna menemukan lokasi arsip fisik maupun dokumen digital secara lebih cepat dan sistematis. Aplikasi yang dikembangkan juga mendukung tertib administrasi melalui penyajian informasi arsip yang terstruktur berdasarkan kategori, kode arsip, lokasi penyimpanan, dan tautan dokumen digital. Dengan demikian, aplikasi sistem arsip inaktif berbasis Microsoft Excel dapat menjadi solusi inovatif yang sederhana, mudah diterapkan, dan efektif dalam mendukung pengelolaan arsip fisik dan digital pada lingkungan kerja vokasi maupun industri.
References
Andhika, D. B. , & Y. (2023). (2023). Implementasi Jotform sebagai Sarana Temu Kembali Arsip Inaktif Digital di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo. (Doctoral Dissertation, Universitas Diponegoro).
Anggreani, W. P., Usman, O., & Rachmadania, R. F. (2025). Analisis Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) pada Divisi Teknologi Informasi Kantor Pusat Perum BULOG. Perspektif Administrasi Publik Dan Hukum, 2(2).
Azahra, V. S., Sarah, I. S., & Lastari, H. I. (2025). Pembuatan Sistem Kearsipan Elektronik Berbasis Macro Excel VBA pada PT. XYZ. Archive: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 4(2). https://doi.org/10.55506/arch.v4i2.182
Azhari, A., Wolor, C. W., & Marsofiyati. (2023). Analisis Pengelolaan Arsip Inaktif pada LKPP. Jurnal Kajian Dan Penelitian Umum, 1(6).
Herawan, L. (2020a). Pemilihan Metode Penataan Arsip Inaktif Konvensional. Pemilihan Metode Penataan Arsip Inaktif Konvensional Di Records Center Arsip Nasional Republik Indonesia, 13(Kearsipan).
Herawan, L. (2020b). Pemilihan Metode Penataan Arsip Inaktif Konvensional di Records Center Arsip Nasional Republik Indonesia. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 13(2). https://doi.org/10.22146/khazanah.56509
Nurrahman, S., & Rusmanto, D. E. (2025). PENERAPAN FUNGSI INDEX MATCH MICROSOFT EXCEL PADA SISTEM PENGELOLAAN ARSIP INVOICE DI PT. XXX. Jurnal Sistem Informasi Dan Sains Teknologi, 7(1). https://doi.org/10.31326/sistek.v7i1.2122
Rahmaeisa, U. I., & Kurniawan, K. (2025). Kearsipan Digital: Transformasdan Tantangan di Era Teknologi Informasi. JIIP - Jurnal Ilmiah Ilmu Pendidikan, 8(11). https://doi.org/10.54371/jiip.v8i11.9923
Riasmiati, A. (2016). Manajemen Kearsipan. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 9(3). https://doi.org/10.22146/khazanah.22880
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
